Найдены способы снижения затрат на ведение счетов на рынке перевозок рыбы и морепродуктов

Огромное количество счетов на оплату при перевозке грузов по многочисленным маршрутам при наличии нескольких перевозчиков, видов транспорта и продуктов обуславливает многие трудности для компаний, торгующих рыбой и морепродуктами. Процедура оплаты настолько сложна, что многочисленные счета можно сравнить с гигантским кальмаром с огромным количеством щупалец. Эту проблему поднимает журнал Seafood Processor.

Трудности с правильным ведением счетов побудили многие компании к тому, чтобы нанимать специалистов для аудита и ведения счетов. Это позволяет избежать лишних затрат при оформлении сделки.

Специалисты по ведению счетов не только проверят правильность выставления счетов, действительность сроков и оплаты и взимания штрафов, но и помогут избежать двойного прохождения счета.

Как только счета проходят проверку, сотрудник аутсорсинговой компании предоставляет компании либо несколько отдельных проверенных счетов, либо в конце месяца предоставляет один общий счет на оплату, после того как сам проводит оплату всех счетов для компании клиента.

Аудит грузов и оплаты начали проводить в США в 1950-х годах. Чтобы остановить дискриминацию при предоставлении кредитов и начислении сборов на грузы, американское правительство постановило, чтобы все счета на перевозку грузов должны быть оплачены в течение 7 дней после выставления счета, в противном случае перевозчик обязан прервать кредит. Кроме этого, были стандартизированы суммы тарифов, взимаемых за перевозку на всех внутренних направлениях. Индивидуальные переговоры также не разрешались.

Для того, чтобы правильно исполнять новые требования была создана ассоциация банков, занимающихся грузовыми платежами, таким образом, грузополучатели могли держать деньги на счете в специализированном банке для расчета с перевозчиками.

В 1980-х годах начали свою работу компании, занимающиеся транспортным аутсорсингом и аудитом.

Оплата чеками распространенная в США также способствовала развитию аудита платежей в стране. В США в отличие от большинства других стран мира, где пользуются электронной системой платежей, все еще используют бумажные документы.

Кроме этого, существовала еще одна причина развития аутсорсинга и аудита платежей, а именно потребность в получении информации вокруг процесса проведения платежа и трансакции.

Аудит грузов в настоящее время развивается и в Европе и за ее пределами. Пионерами в Европе стали голландские компании Schneider Logistics (с 2002 года), ControlPay (c 2001 года).

Американская компания Cass установила партнерские отношения с компанией ControlPay, а компании Data2Logistics и Aims Logistics открыли свои филиалы в Голландии.

В настоящее время все эти компании разрабатывают возможность открытия своих филиалов также и в азиатских странах.

Обеспечить качественное выполнение услуг по всему миру нелегко, особенно при условии того, что необходимо учитывать изменения в финансовом законодательстве, различные языки, валюты и т.д. При этом процедура оплаты счетов в Европе еще более сложная, чем в США. Европейские грузоперевозчики должны подсчитывать сумму платежа с учетом налога на добавленную стоимость, при этом в США при работе с грузами этого делать не надо. Кроме этого, в США, если получатель груза считает, что цена сборов за транспортировку слишком высока, он может платить столько, сколько, как он считает, эта цена должна быть. В Европе платеж должен строго соответствовать сумме, заявленной в счете, при этом отдельно должна быть отмечена сумма налога на добавленную стоимость.

С новой же системой проверки счетов, их стали вести более качественно, при этом процент неправильно составленных счетов составляет 5 - 7%, а по некоторым оценкам и 40%.

Выявление неправильных счетов вовремя позволяет сэкономить до 5% затрат, что существенно даже с учетом затрат на услуги аутсорсинговых компаний. Так, компании Tenneco удалось сэкономить 8 - 10% валового дохода, при этом чистая экономия после оплаты услуг аудиторской компании составила 4 - 5%.

Кроме этого, увеличивается скорость оплаты платежей.

В США оплата счетов должна происходить в течение трех дней после подписания счета. В среднем по отрасли оплата счетов происходит в течение 46 дней, однако при введении системы аудита этот срок сократился до 10 дней. Затем счет выставляется каждые 30 дней.

В настоящее время аудиторские компании находятся в процессе перевода своих операций на автоматизированный процесс. Тем не менее, по данным исследований, проведенных компанией Aberdeen Group, 73% респондентов отметили, что более половины счетов представляют собой бумажные счета. Однако и они постепенно переходят на автоматизированную систему, поскольку провести бумажный счет стоит менее 1 доллара, а провести электронный счет стоит менее чем 50 центов.

Грузоотправители сами могут задавать определенные параметры режима оплаты счетов. Так, некоторые счета поставить на автоматическое проведение, некоторые счета должны наоборот проходить перепроверку правильности, другие счета (при наличии различных групп товаров) требуют проверки таможенных кодов или дополнительных сборов.

Рыбная компания может задать такую программу, по которой проверке будут подвергаться все счета определенного поставщика, торгового маршрута целиком или только нескольких категорий товаров.

Более продвинутые аудиторские компании имеют собственную базу данных цен различных перевозчиков с учетом возможных скидок и специальных тарифов. Эти данные потом сравниваются с суммами, заявленными в счете. Прежде чем счет будет отдан на оплату, обычно проверяют наличие коносаментов, грузовых накладных, проверяют доставку (pod). Изображение счета посылают грузоотправителю по электронной или обычной почте.

В компании ControlPay проверяют не только счет и цену, но и договор между грузоотправителем и перевозчиком. При этом в компании анализируют все соглашения перевозчика с новыми клиентами, при этом, в частности, было обнаружено, что около 70% контрактов не исполняются в должной мере.

Для компаний, торгующих рыбой и морепродуктами, анализ может также включать исследование холодной цепи и других специфических отраслевых категорий.

Анализ деятельности перевозчиков включает в себя такие пункты как: правильность, точность и скорость заполнения счетов, количество дополнительных сборов, сборы, взимаемые за ошибки в оформлении документов, за просрочку платежа, повреждение груза и т.п.

Исследование затрагивает самого перевозчика, регион, страну, тип транспорта, маршрут следования, завод, погрузочный терминал, производственные линии по производству продукта или даже сырье. Например, компания может рассчитать расходы на транспортировку неразделанной белой рыбы в Китай, затем этой же рыбы разделанной на филе в Европу и, наконец, конечного переработанного продукта для дистрибьюции по всему миру.

Как отмечают в немецкой компании Mohawk GHB, такие исследования помогают лучше прогнозировать распределение средств и контролировать денежные потоки.