Самые частые ошибки при оформлении ветсертификатов в системе Меркурий и советы экспертов

Внедрение ФГИС «Меркурий» для работы с продуктами животного происхождения многим кажется сложной задачей. Разобраться поможет подробный разбор системы автоматизации от технических специалистов.

В 2018 году федеральным законом №243-ФЗ была введена обязательная электронная ветеринарная сертификация товаров животного происхождения. Информация о каждом этапе создания, переработки, транспортировки и хранения товаров животного происхождения от заготовки сырья до реализации конечному потребителю должна быть отражена в Федеральной государственной информационной системе "Меркурий". Цель внедрения ФГИС Меркурий - создание единой информационной среды для ветеринарии и повышения безопасности продукции.

Специалисты технической поддержки программного продукта рассказали о том, как автоматизировать оформление и гашение ветсертификатов и избежать штрафов при работе с ФГИС «Меркурий».

— Расскажите подробнее про систему «Меркурий». Какая история ее создания?

Внедрение электронной ветеринарной сертификации проходило в несколько этапов. Система “Меркурий” разрабатывалась с 2009 года специалистами Федерального государственного бюджетного учреждения “Федеральный центр охраны здоровья животных”. Это одно из ветеринарных учреждений, подведомственных Россельхознадзору. В то время Меркурий использовался только для документирования операций по импорту товаров, которые подлежат ветеринарному контролю. После система Меркурий начала расширять свой функционал и использовалась для учета хозяйственных операций с товарами внутри России.

В 2012 году Меркурий стал одним из компонентов более масштабной государственной информационной системы “ВетИС”. В системе “ВетИС” собираются и обрабатываются данные по всем процессам госветнадзора в России.

В 2015 году Президент подписал изменения в закон “О ветеринарии”, который утвердил использование электронных ветеринарных сертификатов. Спустя два года согласований и обсуждений переходный период продлили до 1 января 2018 года. Однако после консультаций с участниками рынка было принято решение сдвинуть срок еще на полгода - до июля 2018.

В июле 2018 года всех предпринимателей, производителей и владельцев транспортных и складских компаний, работающих с продуктами животного происхождения, обязали подключаться к системе. Не подключишься, значит не сможешь работать, ведь без ветеринарного сертификата производить, перевозить и перерабатывать продукты незаконно.

На наш взгляд внедрение и масштабирование использования ФГИС Меркурий прошло успешно. Об этом говорят цифры. Всего в электронной ветсертификации сейчас задействовано более 950 тысяч хозяйствующих объектов отправителей и получателей подконтрольных товаров. А за 2020 год было оформлено более 4,4 миллиардов эВСД.

— А зачем была создана эта система Меркурий?

Был необходим более понятный, прозрачный и эффективный контроль за продукцией, которая поступает на российские прилавки. Да, бумажный сертификат тоже своего рода контроль, но его легко подделать, либо использовать повторно. Везет транспортная компания партию мясной продукции и на бумаге там все в порядке, а на деле непонятно из какого сырья и где была произведена продукция.

Например, раньше через границу между Украиной и Белгородской областью шла большая контрабанда с поддельными ветсертификатами. Сейчас электронные сертификаты подделать нельзя.

Помимо этой основной цели были также другие предпосылки для внедрения ФГИС Меркурий:

●     необходимость автоматизации процесса контроля и создания сертификатов;

●     потребность отслеживать путь перемещения грузов по России;

●     желание минимизировать человеческие ошибки при оформлении документов;

●     потребность упростить работу с отчетами и анализом информации.

Сейчас мы видим, что после внедрения ФГИС «Меркурий» оборот серой продукции практически сократился до нуля.

— Есть ли какие-то трудности у организаций при работе с ФГИС Меркурий?

Систему Меркурий внедрили, чтобы упростить документооборот. Работая с ФГИС «Меркурий», организации все также должны заполнять, вести и “гасить” ветеринарные сертификаты. Только уже не на бумаге, а в системе. Электронный документооборот намного эффективнее чем бумажный. Поэтому ведение электронных документов в системе намного быстрее, чем в бумажном виде и позволяет избежать многих ошибок.

Но для крупных агропромышленных холдингов ручной ввод электронных документов в систему также отнимает много времени и приводит к дополнительным ошибкам. Несмотря на то, что бумажные сертификаты ушли, перед отправкой продукции все равно необходимо заполнять большое количество документов, пусть и в электронном виде. А еще ведь придется дополнительно обеспечивать выверку реестров с бухгалтерскими и складскими системами.

Это отнимает время, загружает ветеринарных врачей, что приводит к нарушению сроков поставки, непредвиденным расходам и штрафам. Такие временные затраты могут позволить себе только небольшие предприятия с малым объемом продаж. Для крупных компаний нужна автоматизация процессов и интеграция своих информационных систем с ФГИС Меркурий.

Для облегчения работы средних и крупных предприятий было разработано несколько решений по автоматизации работы с ветеринарной документаций. И именно поэтому мы разработали свое интеграционное решение «Матрица. Обмен с ГИС Меркурий».

Интеграция корпоративных систем с ФГИС Меркурий позволяет оформлять сотни и тысячи ветеринарных сертификатов за несколько минут. Если говорить вкратце, то это интеграционный интерфейс к существующей учетной системе, который автоматизирует и сводит процесс оформления ветеринарных сертификатов к нажатию одной кнопки. Это очень удобно, если нужно оформить много документов сразу. Также интеграционное решение от Матрицы помогает гасить все сертификаты одновременно и автоматизирует оформление заявок в ФГИС «Меркурий» на основе данных учетных систем.

Решение включает все данные, связанные с транзакциями, оформлением ВСД, ведением учета купленной, готовой и входящей продукции. Это позволяет вести учет и оформлять ветеринарные сертификаты в соответствии с N 243-ФЗ от 31.07.2020 без риска получить штраф.

— Как давно началась разработка системы автоматизации?

Развивать нашу систему мы начали параллельно с развитием самого Меркурия. Сначала к системе формирования электронных ветсертификатов Меркурий подключились крупные производители Белгородской области: «Агро-Белогорье», «Белгородские корма», АО «Приосколье» и ООО «Шебекинская Свинина». Мы и начали им помогать.

ФГИС Меркурий — это сложный программный продукт, который прошел огромный путь в своем развитии и модернизации. Конечно, не все функции, запланированные в самом начале, могли быть реализованы гладко, поэтому в работе программы периодически возникали сбои. Именно на этапе внедрения Меркурия крупные агрохолдинги задумались об автоматизации оформления эВСД и заинтересовались нашей программой «Матрица. Обмен с ГИС Меркурий».

— Для каких предприятий подходит автоматизация?

Все организации, которые используют в своей работе электронный ветеринарный документооборот, могут подключить программу «Матрица. Обмен с ГИС Меркурий». Это и мясоперерабатывающие комбинаты, и молочные фермы, и складские организации, и транспортные компании, и розничные магазины.

В каждом предприятии система автоматизации найдет свое применение и упростит работу. Система автоматизирует много рутинных процессов как на самом производстве, так и при реализации продукции. Рассмотрим три самые важные из них.

Первый тип процессов связан с производством. Допустим сырье поступает в виде животных или объемов молока, а выходит уже конкретная продукция. В процессе производства нужно определить из какого сырья или из какого животного была произведена та или иная продукция. В этом случае идет сложный процесс контроля, и он, как правило, связан с техническим и технологическим оборудованием, которое используется на производстве. Движение продукции и каждая технологическая операция учитывается и фиксируется в нашей программе, и мы на основании полученной информации делаем производственный сертификат.

В конце дня сверяем сколько было выпущено продукции. Однако не вся продукция производится за один день и идет прямо на прилавок. Например, сыру нужно время на созревание. А мясо можно выпускать как парное, так и охлажденное или замороженное. Естественно, каждый продукт имеет свой срок годности, который тоже учитывается в электронном ветеринарном сертификате.

Второй тип процессов — это процессы, касающиеся реализации продукции. Процессы реализации актуальны и для больших торговых домов, крупных ритейлеров вроде холдинга “X5 Retail Group” и для мелких розничных магазинов. В таких организациях идет только движение продукции. Получили от поставщика или оптовика товар, а дальше продали. При продаже населению ВДС естественно не требуется. С этими процессами часто возникают вопросы с возвратами, когда приехало не то или не в том количестве, и оператору необходимо выполнить частичный или полный возврат товара поставщику.

А третий процесс уже связан с продажей в розницу, который является самым распространенным типом для оформления ВСД. Например, ритейлер имеет большое количество мелких магазинов и эти магазины получают животноводческую продукцию для реализации. На каждую поставку оформляется ветеринарный сертификат, а каждая торговая точка в свою очередь уже должна гасить этот сертификат.

— Как работает программа?

В нашей системе есть возможность формирования операций на основе документов учетной системы. Допустим есть документ с реализацией на ИП «Иванова». Из учетной системы можно выгрузить данные об этой реализации и как минимум время будет сэкономлено на создание транзакции. И чем больше учетная система способна предоставить информации, тем меньше нужно тратить времени для оформления эВСД.

Также есть примеры работы «Матрица. Обмен с ГИС Меркурий» без интеграции с учетной системой благодаря наличию функционала для полуавтоматического или ручного формирования информации, которая пойдет в эВСД. У нас самый удобный интерфейс и наличие множества опций, так как в программе достаточно много инструментов позволяющих, отобразить хозяйствующему субъекту свою деятельность в ФГИС Меркурий.

— Какие типовые проблемы возникают при оформлении эВСД?

Технических ошибок не так много и они решаются оперативно. Большинство ошибок это ошибки общения и взаимодействия. Взаимодействие между организациями - это всегда диалог. Порой бывает недопонимание между двумя операторами, которые выписывают и принимают эВСД в организациях. Возникает путаница в количестве выписанной продукции. Или примеры того, что выписанный эВСД не могут увидеть у себя в приходе.

Еще к «популярным» проблемам участников оборота можно отнести поиск площадки. Если у пользователя отсутствует GUID (глобальный идентификатор) площадки на которую нужно отправить эВСД, то поиск и оформление может растянуться до 10 минут. Приходится запрашивать тот самый GUID у получателя. Например, если ИП Иванов имеет один хозяйствующий субъект и одну площадку на одном адресе, то найти его просто и проблем не возникает. А если есть ООО «МЕГАТРЕЙД» у которого 1000 площадок и из них 10 находятся на одном адресе с разницей всего лишь в одну букву корпуса. В таких случаях, не зная GUID площадки, выписать ветеринарный сертификат правильно с первого раза практически невозможно.

— Как происходит процесс внедрения программы автоматизации?

Первым и главным этапом является изучение схемы взаимодействия ФГИС Меркурий с организацией. Затем мы анализируем последовательность действий в действующей учетной системе.

Затем приводится в соответствие номенклатура из Меркурия с номенклатурой из учетной системы. Тоже происходит и с контрагентами. После начинается обучение с плавным переходом к первым шагам в ФГИС «Меркурий».

Далее мы предоставляем время для самостоятельной работы, и в случае затруднений, в реальном времени отвечаем на все вопросы организации. После оцениваем знания оператора и проводим дополнительное обучение или завершаем внедрение интерфейса.

— С какими трудности вы сталкивались при внедрении или сопровождении?

Трудности бывают, но происходят они нечасто.

Например, если говорить про внедрение, то основная сложность для пользователей заключается в переходе с одного интерфейса на другой. Люди не всегда понимают зачем нужно переходить в другую систему, если через Меркурий можно выполнять те же самые операции.

Да, на первых порах оформление может длиться столько же, сколько и в самой учетной записи Меркурия. Но с течением времени, когда «барьер» в виде нового интерфейса сломан, то пользователь начинает понимать, что при помощи нашей программы оформить документы можно в 3-4 раза быстрее.

Если говорить про сопровождение, то около 70% возникающих вопросов решаются в течение 10 минут. Большая часть этих вопросов связана с невнимательностью, когда что-то не так заполнили или пропустили.

Другие 20% вопросов касаются ситуаций с ошибками в оформлении или заполнении справочников и документов. И лишь 10% требуют вмешательства программиста, или для проверки работы интеграции, или в ситуациях, когда планируется изменение цепочки оформления эВСД.

Конечно, в этой градации мы не учитываем сбои на стороне самой системы Меркурий. Например, в мае 2020 года из-за сбоя аппаратного обеспечения встала работа всего Меркурия. Тогда, даже при всем желании, помочь пользователям мы не могли. Но таких ситуации возникают не часто.

— Есть ли планы на будущее? Что хотите улучшить и доработать в вашем решении?

В 2021 году Меркурий планирует переход на новую версию шлюза Ветис.API. Поэтому мы усиленно готовимся к реализации обмена с ФГИС «Меркурий», используя новый функционал с минимальными изменениями интерфейса и для максимальной адаптации пользователей. Также мы занимаемся ежедневным улучшением нашей программы, регулярно мониторя отзывы пользователей. Наша основная задача - обеспечить непрерывное и быстрое оформление эВСД для наших пользователей.